Уведомление о собрании: как и когда
Оформляется и рассылается садоводам с учетом всех требований закона (п.13-18 ст.17 ФЗ-217), независимо от того, кто инициирует собрание — правление, садоводы, органы местного самоуправления.
Уведомить нужно не менее чем за две недели до собрания: направить уведомление по адресам по решению общего собрания, указанным в реестре (почтовым или электронным, в соцсети WhatsApp,Telegram, по телефону ); разместить на сайте товарищества; вывесить на информационном щите; можно разместить в СМИ.
Уведомление должно содержать повестку с четко сформулированными вопросами (без расплывчатых пунктов “разное” и “прочее”), дату, время, место проведения собрания.
Обратите внимание на новшество в законодательстве, касающееся в том числе и уведомления о собрании, а именно — новый пункт 6.1 ст.17 ФЗ-217 ( введен ФЗ-369 от 09.11.2020 г.):
“Уставом товарищества могут определяться конкретный день, время, место проведения и повестка ежегодного общего собрания членов товарищества, а также порядок ознакомления с проектами документов и иными материалами, планируемыми к рассмотрению на таком общем собрании членов товарищества. В этом случае ежегодное общее собрание членов товарищества по вопросам, указанным в уставе товарищества, проводится без их предварительного уведомления. В случае проведения ежегодного общего собрания членов товарищества в указанный день по иным вопросам, предусмотренным частью 1 настоящей статьи, члены товарищества, а также лица, указанные в части 1 статьи 5 настоящего Федерального закона (в случае включения в повестку такого общего собрания членов товарищества вопросов, указанных в части 16 настоящей статьи), должны быть проинформированы о перечне вопросов, включенных в повестку такого общего собрания членов товарищества, в порядке, предусмотренном частями 13 — 17 настоящей статьи.”
То есть, если в уставе вашего СНТ уже закреплена информация о ежегодном очередном собрании, то о нем можно дополнительно не уведомлять садоводов, при условии, что повестка, дата, время и место проведения собрания не изменены. Как только появляются малейшие изменения, уведомление о собрании станет вновь необходимо.
Статья 21 ФЗ-217 Ведение делопроизводства в товариществе подсказывает, чьи подписи должны быть в протоколах общих собраний и протоколах заседаний правления:
протокол очного собрания подписывает председательствующий на собрании и секретарь;
протокол заочного собрания и протокол заседания правления подписывает председатель товарищества.
Приложения к протоколам должны храниться вместе с протоколом: регистрационный лист, бланки голосования, утвержденные на собрании документы; доверенности на голосование; другие документы.
Садоводы — как члены СНТ, так и индивидуалы — имеют право по заявлению знакомиться и получать за плату заверенные должным образом копии протоколов общих собраний (п.3 ст.11 ФЗ-217 и про индивидуалов — п.7 ст. 5 ФЗ-217).
Заверенные копии протоколов ОС и заседаний правления или заверенные выписки из этих протоколов предоставляются членам СНТ и индивидуалам по их письменному требованию (п.7 ст.21 ФЗ-217).
Обратите внимание! Протоколы общих собраний подлежат хранению в делах товарищества не менее 49 лет (п.6 ст.21 ФЗ-217).
Законом не оговорен срок, в который протокол должен быть составлен. Также закон не запрещает вносить в протокол правки, если вдруг обнаружилась какая-то ошибка. Но делать это нужно правильно: изменяют протокол только лица, его составившие и подписавшие; изменения документируются надлежащим образом. Составляется документ “Изменение/дополнение к протоколу”, в котором указывают основание для внесения изменений, суть изменений, дату внесения изменений. Подписывают те же лица, которые составляли протокол, и председатель товарищества. Ставится печать. Изначальный протокол не перепечатывают, а лишь делают в нем пометку “внесены изменения от …”, документ об изменениях прилагают к протоколу.